Документация VOGBIT - система управления производством
Предварительные заявки. Лимитно-заборные карты.
В настоящем руководстве описывается создание в VOGBIT документов, на основе которых осуществляется отпуск товарно-материальных ценностей со склада.
1. Введение
- Руководство пользователя
- Справочное руководство «Термины и определения»
- что такое документы-основания для выдачи со склада, какие они бывают, и зачем нужны;
- в чём отличие предварительных заявок, лимитно-заборных карт и требований, каковы их предназначение и особенности;
- как создавать в программе предварительные заявки, лимитно-заборные карты и требования;
- примеры.
Это руководство посвящено исключительно вопросам создания в VOGBIT предварительных заявок, лимитно-заборных карт и требований. В дальнейшем эти электронные документы используются в системе для таких задач как:
- определение дефицита материалов и комплектующих и оформление заявок на их закупку или производство (режим Обеспеченность);
- оформление выдачи товарно-материальных ценностей со склада в производство (модуль Складской учёт);
- сравнение планируемого и фактически затраченного количества материалов и комплектующих (режим Затраты план-факт);
- и других задач.
Более подробную информацию вы сможете найти на сайте в подробных руководствах по соответствующим режимам работы, видеороликах и других материалах.
2. Основы организации складского учёта с использованием VOGBIT
Система VOGBIT позволяет удобным образом вести на производственном предприятии детальный и точный учёт движения всех основных товарно-материальных ценностей. Фиксировать поступление на склады материалов и комплектующих, закупаемых у внешних контрагентов, а также деталей, узлов и готовых изделий собственного производства. Контролировать их расходование на нужды производства или отгрузку заказчикам. Отслеживать текущее состояние запасов, их стоимость, скорость оборачиваемости и т.д. Для кладовщика (или другого сотрудника, отвечающего за хранение и учёт товарно-материальных ценностей) вся работа с системой сводится к выполнению одной из двух операций – Приход или Расход. Непосредственно о выполнении самих этих операций более подробно можно прочитать в специализированном руководстве «Складской учёт» или посмотреть видеоролик по данной теме на сайте . Приход оформляется на основании сопроводительной накладной, предоставленной поставщиком продукции или собственным производственным подразделением. Расход оформляется на основании, так называемого, Разрешительного документа или, как его ещё называют, Документа-основания.
Документ-основание – это список позиций с указанием количества, которые должны быть выданы со склада какому-либо подразделению или внешнему контрагенту (например, покупателю). Оформление расхода на основании такого разрешительного документа даёт следующие преимущества:
- для кладовщика – экономия 90 и более процентов времени при оформлении выдачи со склада и подготовке соответствующих документов. Фактически он получает в программе уже готовую «рыбу» документа на выдачу, в которой ему остаётся только при необходимости откорректировать количество. Всё остальное (включая формирование накладных, журналов, реестров и т.п., а также выполнение необходимых операций в подсистеме складского учёта VOGBIT) программа сделает автоматически.
- для предприятия – обеспечение большего порядка и прозрачности в вопросах расходования товарно-материальных ценностей. Наличие чёткой взаимосвязи затрат с их причиной (выполнением определённого заказа, заявкой и т.п.).
- Заявка покупателя
- Предварительная заявка
- Лимитно-заборная карта
- Требование
Заявка покупателя – это список готовой продукции, которую необходимо отгрузить со склада. Обычно, заполняется пользователем в специальном режиме Заявки покупателей, при заключении договора, поступлении заявки от отдела маркетинга и т.п. Поскольку настоящее руководство посвящено созданию в VOGBIT документов-оснований на отпуск материалов и/или комплектующих на нужды собственного производства, работа с заявками покупателей в нём не рассматривается. Более подробную информацию по данному вопросу можно найти в документации, видеороликах и других материалах на сайте .
Предварительная заявка – это список материалов и/или комплектующих необходимых для выполнения производственного заказа, который может составляться задолго до реального начала работ по данному заказу в производстве. Используется, обычно, для того, чтобы заранее обозначить потребность в материалах (комплектующих) и при необходимости заказать недостающие позиции, чтобы к моменту начала работ их уже успели подвезти. Может, как составляться пользователем вручную, так и автоматически формироваться программой на основании состава заказа и имеющейся в базе данных VOGBIT информации о технологии изготовления соответствующих изделий. В отличие от лимитно-заборных карт и требований предварительные заявки, обычно, используются только для расчётов, а не для реального получения по ним чего-либо на складе.
Лимитно-заборная карта (ЛЗК) – это список материалов и/или комплектующих для получения на складе в связи с выполнением производственного заказа. Формируется программой на основании состава заказа и заложенной в базу данных VOGBIT информации о технологических процессах изготовления соответствующих изделий. В отличие от предварительных заявок лимитно-заборные карты содержат не только общий список всего, что нужно на заказ, но и указание кто (какой участок производства) должен получить какие материалы (комплектующие) и на каком складе. Создаются ЛЗК, обычно, в момент запуска заказа в производство.
Требование – это произвольный составленный пользователем список материалов, комплектующих и т.п., которые по какой-либо причине необходимо получить на складе. Основания для выписки требования могут быть самыми разными: разрешённая технологом (конструктором) замена, некорректные нормы, необходимость устранения брака, внутрицеховые работы и т.д. В отличие от предварительной заявки и лимитно-заборной карты, требование может быть вообще не связано с выполнением какого-либо конкретного производственного заказа.
Предварительные заявки или лимитно-заборные карты формируются для производственного заказа (или его части). Первые - с целью контроля наличия (и закупки в случае необходимости) материалов и/или комплектующих, которые потребуются для выполнения этого заказа. Вторые – для организации получения соответствующих материалов и комплектующих на складах представителями тех участков производства, где они требуются.
Откройте режим Производственные заказы(вкладка меню Производство). Выберите заказ, для которого вы хотите сформировать заявки или ЛЗК1. Запустите Расчёт потребности (вкладка меню Подготовка), чтобы определить, какие материалы и комплектующие необходимы для выполнения этого заказа (Рис. 1).
Рис. 1. Расчёт общего количества покупных материалов и комплектующих на заказ
Режим Расчёт потребности предназначен для решения широкого круга задач так или иначе связанных с расчётом общего количества материалов и комплектующих на изделие или заказ. Помимо просто получения списка и общего количества всего, что требуется для изготовления заданного числа изделий, он позволяет выполнять различные группировки, выделять из всего объёма только нужную информацию, формировать полезные отчёты и т.д. В настоящий момент мы воспользуемся возможностями режима Расчёт потребности сохранять полученный список требуемых материалов и комплектующих в виде предварительной заявки или лимитно-заборной карты.
Обратите внимание на кнопку 
Документы по подразделениям в панели управления (Рис. 2).
Документы по подразделениям в панели управления (Рис. 2).
Рис. 2. Опция разделения заявок или лимитно-заборных карт по подразделениям потребителям
С её помощью можно выбрать один из двух альтернативных принципов создания заявок или лимитно-заборных карт:
- без разделения по подразделениям – наиболее простой способ. На заказ составляется одна общая заявка или лимитная карта2 на все необходимые материалы и/или комплектующие.
- отдельно для каждого подразделения – для каждого задействованного в производстве подразделения (участка) формируется своя отдельная предварительная заявка или лимитно-заборная карта.
Главное преимущество первого способа – практически полное отсутствие каких-либо требований к подробности описания в программе технологии изготовления. При подготовке производства достаточно просто указать необходимые материалы или комплектацию. Порядок выполнения работ, место выполнения и прочую более детальную технологическую информацию можно вообще не вносить в базу данных VOGBIT (если это не требуется для других задач).
Второй способ лучше подходит для более сложного производства. Например, изготовление продукции, состоящей из большого количества различных деталей и узлов. Когда технология изготовления подразумевает выполнение множества операций, а производство имеет сложную структуру. В такой ситуации намного удобнее каждому участку иметь отдельный документ на получение со склада только тех материалов или комплектации, которые нужны непосредственно на этом участке. В этом случае потребуется чуть более детальная проработка техпроцессов на стадии подготовки производства (хотя бы указать основные технологические операции).
Выбрать подходящий для вас способ можно путём нажатия/отжатия кнопки Документы по подразделениям. Если вы забудете, какое положение кнопки соответствует нужному вам варианту, воспользуйтесь всплывающей подсказкой, которая появляется при подведении к кнопке курсора (Рис. 2).
По умолчанию при включении режима Расчёт потребности кнопка Документы по подразделениям нажата, т.е. заявки или лимитно-заборные карты создаются отдельно для каждого подразделения (участка производства).
По умолчанию при включении режима Расчёт потребности кнопка Документы по подразделениям нажата, т.е. заявки или лимитно-заборные карты создаются отдельно для каждого подразделения (участка производства).
Для создания предварительных заявок или лимитно-заборных карт предназначена кнопка 
Сформировать документы (Рис. 3). С помощью расположенной справа от неё стрелки вниз можно открыть выпадающее меню, чтобы выбрать, что хотите вы создать: предварительные заявки или ЛЗК. По умолчанию (если нажать на кнопку Сформировать документы, не открывая выпадающее меню) создаются лимитно-заборные карты.
Сформировать документы (Рис. 3). С помощью расположенной справа от неё стрелки вниз можно открыть выпадающее меню, чтобы выбрать, что хотите вы создать: предварительные заявки или ЛЗК. По умолчанию (если нажать на кнопку Сформировать документы, не открывая выпадающее меню) создаются лимитно-заборные карты.
Рис. 3. Создание лимитно-заборных карт или предварительных заявок
В результате показанный на экране список материалов и/или комплектующих (общее количество на выбранный заказ или партию изделий) будет сохранён в базе данных VOGBIT виде электронных документов соответствующего вида (лимитно-заборная карта или предварительная заявка). Количество созданных документов будет показано в сообщении (Рис. 4). Оно зависит от выбранного значения опции Документы по подразделениям, а также от того, на скольких разных складах следует получать соответствующие материалы.
Рис. 4. Сообщение о количестве созданных лимитно-заборных карт или заявок
Далее рассмотрим основные отличия предварительных заявок от лимитно-заборных карт и связанные с этим нюансы формирования первых и вторых.
Предварительные заявки предназначены, в первую очередь, для того, чтобы заранее выявить дефицит материалов или комплектующих, который может возникнуть при запуске заказа в производство, и при необходимости своевременно закупить недостающие позиции. Созданные предварительные заявки учитываются в режиме Обеспеченность, где отображается общее количество нужных на разные заказы материалов (комплектующих), их текущие запасы на складах, ожидаемые поступления, чего и сколько не хватает (или наоборот, сколько ещё останется). Представлять исходные данные для подобного рода расчётов – вот основная функция предварительных заявок. Непосредственно выдача чего-либо со склада по ним, обычно, не производится. В связи с этим разделение предварительных заявок по подразделениям-получателям, в большинстве случаев, какого-то принципиального значения не имеет и носит скорее справочный характер. С точки зрения решения озвученных выше задач практически нет разницы, делать одну общую предварительную заявку на заказ или несколько отдельных. Информация, где хранится материал на предприятии (на каком складе), и вовсе не имеет никакого значения на стадии предварительного расчёта потребностей и обеспеченности, поэтому никак не используется при создании предварительных заявок. Чего нельзя сказать о лимитно-заборных картах.
Лимитно-заборные карты предназначены для получения материалов и комплектующих производственными подразделениями на складе. Информация о месте хранения (на каком складе что получать) является необходимой для формирования ЛЗК. При создании лимитных карт все требуемые материалы и комплектующие сразу же автоматически распределяются программой в разные карты в зависимости от того, что на каком складе нужно получать3. Позиции, для которых место хранения неизвестно, не попадают в лимитно-заборные карты. Если таковые встречаются в общем списке, то при запуске функции Сформировать Лимитные карты программа предупреждает пользователя от этом (Рис. 5).
Рис. 5. Предупреждение
Информация о месте хранения берётся программой автоматически из подсистемы VOGBIT Складской учёт (на каком складе находится материал). Появляется эта информация в момент поступления соответствующего материала на склад4.
Данные о подразделении-получателе не являются необходимыми для создания лимитно-заборной карты, но лучше, когда они есть. Всем участникам процесса будет удобнее работать, если программа автоматически создаст для каждого участка производства свою отдельную лимитную карту (или несколько, если материалы получать нужно на нескольких разных складах) – что нужно выдать со склада именно на этот участок5.
Учитывая указанные выше нюансы, перед тем как создавать лимитно-заборные карты бывает полезно сначала проверить, что получится в результате. Это можно сделать с помощью стандартных для VOGBIT возможностей группировки.
Если опция Документы по подразделениям у вас включена, то каждого участка сформируется своя лимитная карта. Чтобы посмотреть, как это будет выглядеть, выполните в окне Расчёт потребности группировку сначала по колонке Подразделение, а потом по колонке Место хранения (Рис. 6) или наоборот (сначала по Месту хранения, потом по Подразделению).
Рис. 6. Группировка для просмотра, какие будут созданы ЛЗК при включённой опции Документы по подразделениям
При нажатии Сформировать документы– Лимитные карты, материалы и комплектующие распределятся по разным ЛЗК в соответствии с «получателями» и «поставщиками» в точности так, как вы видите на экране (Рис. 6). Те позиции, которые попали в группу с «пустым» местом хранения (место хранения неизвестно), в ЛЗК не попадут.
Если опция Документы по подразделениям отключена, то материалы (комплектующие) будут разделены по лимитно-заборным картам так, как если сделать группировку только по колонке Место хранения (Рис. 7).
Рис. 7. Группировка для просмотра, какие будут созданы ЛЗК при выключенной опции Документы по подразделениям
Позиции с неизвестным местом хранения (первая группа в списке, без названия) не попадут в ЛЗК.
Также для быстрой выборки тех материалов (комплектующих), по которым отсутствует информация о месте хранения или о получателе, удобно использовать фильтр (Рис. 8, Рис. 9).
Также для быстрой выборки тех материалов (комплектующих), по которым отсутствует информация о месте хранения или о получателе, удобно использовать фильтр (Рис. 8, Рис. 9).
Рис. 8. Установка фильтра
Рис. 9. Результат установки фильтра
Как уже было отмечено выше, предварительные заявки нужны, чтобы ещё до запуска заказа в производство учесть, какие для него потребуются материалы и комплектующие и своевременно их приобрести. Лимитно-заборные карты нужны на следующем этапе, когда эти материалы и комплектующие уже нужно выдавать со складов на участки. В большинстве случаев, в момент создания лимитно-заборных карт все ранее сформированные для этого же заказа предварительные заявки следует удалить6. Программа предлагает сделать это автоматически (Рис. 10).
Рис. 10. Предложение удалить ранее созданные заявки при формировании ЛЗК
По умолчанию предлагается нажать «Да». В этом случае все ранее создававшиеся для указанного заказа предварительные заявки будут удалены из базы данных VOGBIT. При желании пользователь может отказаться от удаления, но тогда он должен в дальнейшем сам отслеживать корректность одновременного наличия для соответствующего заказа и предварительных заявок, и лимитно-заборных карт.
Создание предварительных заявок после того, как для заказа уже были сформированы лимитно-заборные карты, будет и вовсе нелогичным, если исходить из изложенной выше общей идеологии работы с программой. Однако а некоторых редких случаях может потребоваться и такой вариант, и технически он возможен. Программа не запрещает пользователю создавать для заказа предварительные заявки и после формирования лимитно-заборных карт, но в этом случае обязательно запрашивает подтверждение, действительно ли вы хотите сделать именно так (Рис. 11).
Рис. 11. Предупреждение перед созданием заявок, если уже есть ЛЗК
Иногда заявки или лимитно-заборные карты создаются не сразу для всего производственного заказа, а только для какой-то его части. Затем, через некоторое время для другой части и т.д. Например, исходя из потребностей в материалах (комплектующих) для изготовления только тех партий продукции, которые запускаются непосредственно в данный момент, а не в рамках заказа вообще. В этом случае для каждого склада и участка производства в итоге может быть создано множество лимитных карт связанных с выполнением одного заказа. Однако в общем случае это нетипичная ситуация. Поэтому, если при создании очередной заявки или лимитно-заборной карты программа обнаруживает, что аналогичные документы для данного заказа уже ранее создавались, то она выдаёт предупреждение и запрашивает у пользователя подтверждение, действительно ли он хочет создать дополнительные лимитно-заборные карты (заявки)7 (Рис. 12).
Рис. 12. Подтверждение создания дополнительныз документов
Откройте режим Производственные заказы. Справа от названия заказа показано, существуют ли связанные с ним предварительные заявки и/или лимитно-заборные карты (Рис. 13).
Рис. 13. Информация о наличии заявок и ЛЗК связанных с заказом
Строка быстрого поиска (фильтра) расположенная вверху позволяет мгновенно выбрать из всего списка текущих заказов, например, только те, по которым уже сформированы лимитно-заборные карты. При большом списке находящихся в работе заказов это может быть удобно, как дополнительный критерий для выборки заказов, нужных сейчас для работы.
Просмотреть какие именно заявки или лимитные карты были созданы для конкретного заказа можно с помощью с помощью кнопки 
ЛЗК, Требования, Заявки. Выпадающее меню (Рис. 14) позволяет выбрать, какого типа документы вы хотите увидеть.
ЛЗК, Требования, Заявки. Выпадающее меню (Рис. 14) позволяет выбрать, какого типа документы вы хотите увидеть.
Рис. 14. Просмотр списка документов, связанных с выбранным заказом
Чтобы распечатать документы, в открывшемся окне нажмите 
Отчёты, выберите нужный шаблон документа и нажмите Ок (Рис. 15).
Отчёты, выберите нужный шаблон документа и нажмите Ок (Рис. 15).
Рис. 15. Формирование документа для печати
Документ формируется в формате файла Excel, который можно распечатать, сохранить, переслать другому пользователю, не работающему с VOGBIT, и т.п. (Рис. 16).
Рис. 16. Сформированная карта в виде документа для печати
Требования, обычно, используются, когда необходимо получить что-либо сверх расчетных лимитов или вообще в них изначально не предусмотренное. Причины могут быть самыми разными: допустимая замена, перерасход материала из-за брака, неправильно посчитанные нормы, общехозяйственные расходы и т.п.
Требования могут создаваться как связанные с каким-либо производственным заказом, так и нет. Первое можно использовать, если вы хотите отнести соответствующие затраты на выпуск продукции, изготавливаемой в рамках определённого производственного заказа. Второй вариант подходит, когда выдаваемые со склада материалы тратятся на нужды напрямую не связанные с выполнением какого-либо конкретного заказа (например, на ремонт цеховой инфраструктуры).
Рассмотрим создание Требования связанного с производственным заказом.
Откройте режим Производственные заказы и выберите нужную строчку (заказ, к которому Вы хотите создать Требование). В панели управления (вкладка Правка) нажмите
Создать Требование (Рис. 17).
Откройте режим Производственные заказы и выберите нужную строчку (заказ, к которому Вы хотите создать Требование). В панели управления (вкладка Правка) нажмите
Создать Требование (Рис. 17).
Рис. 17. Создание Требования, связанного с производственным заказом
Все поля, кроме Комментарий, заполнятся автоматически (Рис. 18). В поле Комментарий впишите причину (основание) выписки данного Требования, после чего нажмите Ок.
Рис. 18. Создание требования
Выберите поставщика и получателя товарно-материальных ценностей по данному требованию (Рис. 19)
Рис. 19. Выбор поставщика и получателя
Поставщик в данном случае – это склад, с которого будет осуществляться выдача. Получатель – подразделение, на которое будет отнесён расход. После нажатия Ок автоматически откроется окно для заполнения содержания требования. Добавить в него нужные материалы или комплектующие можно с помощью стандартной функции 
Создать, или просто перетащив их из справочника Номенклатура (Рис. 20).
Создать, или просто перетащив их из справочника Номенклатура (Рис. 20).
Рис. 20. Заполнение содержания требования
Чтобы изменить количество и/или единицу измерения дважды щёлкните мышью на нужной строчке и введите нужные значения в соответствующие поля (Рис. 21).
Рис. 21. Количество и единицы измерения
Закончив редактирование требования, просто закройте соответствующее окно.
Распечатать требование, связанное с заказом, можно полностью аналогично тому, как мы делали это для лимитно-заборных карт. Выберите нужный заказ в окне Производственные заказы. Откройте список связанных с ним требований, используя кнопку
ЛЗК, Требования, Заявки (Рис. 22).
Распечатать требование, связанное с заказом, можно полностью аналогично тому, как мы делали это для лимитно-заборных карт. Выберите нужный заказ в окне Производственные заказы. Откройте список связанных с ним требований, используя кнопку
ЛЗК, Требования, Заявки (Рис. 22).
Рис. 22. Просмотр списка требований связанных с производственным заказом
В открывшемся окне нажмите кнопку Отчёты, выберите нужный шаблон документа и нажмите Ок (Рис. 23,Рис. 24).
Отчёты, выберите нужный шаблон документа и нажмите Ок (Рис. 23,Рис. 24).
Рис. 23. Формирование документа для печати
Рис. 24. Пример Требования
Требования, не связанные с производственным заказом, можно создавать и редактировать, используя для этого стандартные средства VOGBIT по работе с расчётными документами (Рис. 25).
Рис. 25. Создание требования не связанного с производственным заказом
При создании нового документа используйте тип связи «Требование» (LT_Add_Order). В поле Комментарий рекомендуется вводить краткую текстовую информацию о причине выписки требования (основание). Порядок нумерации документов может быть любым, важно лишь соблюдать уникальность номеров (программа просто не даст создать два документа с одинаковым номером). Для заполнения содержания откройте для созданного требования зависимое окно Спецификация Расчётного документа.
1 Можно выделить одновременно несколько заказов. В этом случае заявки или карты программа сформирует для каждого из них.
2 Строго говоря, одна формируется предварительная заявка. Лимитно-заборных карт может получиться и несколько, если комплектующие и материалы нужно будет получать на нескольких разных складах.
3 Это удобно и производственным подразделениям (сразу видно, где что получать), и кладовщикам (в документе, с которым приходят из цеха, всегда перечислены только те позиции, которые нужно получать именно на этом складе).
4 При необходимости существует возможность вручную внести в базу данных VOGBIT информацию о месте хранения материала ещё до того, как он первый раз поступит на склад. Для этого нужно с помощью штатных средств редактирования базы данных VOGBIT создать для соответствующего материала «пустую» учётную карточку на нужном складе (Режим Номенклатура, зависимое окно Учётные карточки), обозначив тем самым, где он будет храниться, но не оформляя приход на склад.
5 Именно поэтому кнопка Документы по подразделениям по умолчанию нажата. Но вы можете отключить её если считаете, что разделение лимитно-заборных карт по подразделениям-получателям вам не нужно.
6 Чтобы при расчётах потребность в одних и тех же материалах не посчиталась дважды.
7 Если пользователь намеренно создаёт дополнительные документы, то он может согласиться. Если он случайно решил создать документы повторно, данное предупреждение поможет избежать ошибки (дублирования).