Группы Учёта

Настоящее руководство является дополнением к разделу документации Складской учёт. Описанные в нём возможности расширяют стандартную функциональность системы и могут применяться, например, для складского учёта материалов и комплектующих в случае, когда таковые закупаются, выдаются и учитываются отдельно для каждого контракта, для учёта давальческого сырья и т.п.

Данное руководство предназначено для пользователей, уже хорошо владеющих базовыми возможностями подсистемы складского учёта VOGBIT. Если вы пока только знакомитесь с вопросами применения программы для задач учёта материалов, комплектующих, продукции и т.п., то рекомендуется начинать со следующей документации:

Данное руководство является дополнением к документации по ведению на предприятии складского учёта с использованием системы управления производством VOGBIT. Описанные в нём возможности расширяют область применения программы и в определённых случаях помогают более точно, удобно и детально вести учёт материалов, комплектующих и готовой продукции.

Руководство предназначено для пользователей, достаточно хорошо владеющих базовыми возможностями VOGBIT. Если вы впервые знакомитесь с системой VOGBIT, то не рекомендуется начинать изучение сразу с этого руководства. Лучше начать со следующей документации (и соответствующих примеров):

Руководство по работе с демо-версией (или с демо-версией «Металлоконструкции»)

Руководство пользователя

Складской учёт

Лимитно-заборные карты и требования

Механизм Групп учёта (Учётных групп) позволяет удобно организовать работу с программой в тех случаях, когда одни и те же материалы, комплектующие, изделия и т.п. необходимо учитывать по каким-либо причинам отдельно друг от друга, даже если хранятся они при этом все на одном складе.

Не следует путать возможности, которые предоставляет механизм «учётных групп», с точным партионным учётом (когда отдельно отслеживается история движения каждой поступившей партии материала или изделий). Эти средства не исключают и не заменяют, а дополняют друг друга. Учёт материалов изделий и комплектующих может вестись по методу FIFO, LIFO или SELECT1 (точный партионный учёт) равно, как с применением учётных групп, так и без таковых.

Примеры случаев, когда могут применяться Группы учёта:

• предприятие имеет один общий склад, где хранится весь металл, но закупка, выдача и учёт этого металла производится отдельно для каждого контракта (договора);
• работа с давальческим сырьём (приход, выдача в производство, возврат), когда полученные от контрагента материалы можно использовать только для выполнения конкретного производственного заказа и ни для чего больше;
• учёт оборотов готовой продукции (было на складе на начало периода, поступило из производства, отгружено, осталось на складе на конец периода) отдельно по договорам;
• «жёсткое резервирование», когда требуется запретить выдачу определённого количества материалов или изделий со склада, кроме как на основании конкретного запроса (документа);
• и др.

По смыслу понятие Группы учёта в VOGBIT можно сравнить с «виртуальной оградой», с помощью которой вы, как-бы, условно «отгораживаете» в программе часть «территории склада». Например, для материалов под определённый договор. Далее, при поступлении ТМЦ2, купленных для этого договора, вы «складываете» их в эту «отгороженную часть склада» (в заданную группу учёта). При отпуске материалов в производство, если речь идёт о работах по соответствующему договору, то выдача производится из материалов, «отложенных под этот договор» (из заданной группы учёта). Следует отметить, что такое разделение с помощью Групп учёта является виртуальным и в реальности храниться соответствующие материалы могут любым образом, в т.ч. в различных частях склада. Учёт в рамках каждой группы ведётся в соответствии с выбранным на предприятии методом учёта – например, FIFO или SELECT.

Технология применения Групп учёта в VOGBIT построена таким образом, что порядок работы с программой отдельных пользователей – оформление прихода материалов или продукции на склад, выдачи со склада и т.п. – фактически никак не меняется. Им не нужно выполнять каких-то специальных дополнительных действий, оформлять какие-то специальные документы и т.п. Всё остаётся точно так же просто, как и обычный складской учёт в VOGBIT3. Но при этом легко и удобно контролировать движение и остатки материалов как отдельно по каждой группе учёта (например, по каждому договору), так и в целом по складу (по предприятию).

В этом разделе описаны особенности работы с программой в случае использования групп учёта.

Для производственного заказа можно указать две учётных группы:

• откуда (из какой группы учёта) брать материалы для данного заказа на производство;
• куда (в какую группу учёта) помещать продукцию, изготовленную в рамках данного производственного заказа.

Задать соответствующие группы учёта можно при создании заказа (Рис. 1). Выбор группы учёта при этом производится из списка уже существующих учётных групп. Новые группы создаются с помощью специальной утилиты администрирования учётных групп (подробнее см. раздел «Настройки» настоящего руководства).

Можно использовать в обоих случаях одну и ту же группу учёта (Рис. 1). Например, как показано на рисунке, учётная группа соответствует договору с заказчиком. В рамках этой группы учитываются материалы, закупаемые и используемые для выполнения данного договора, и готовая продукция по этому договору.

Допускается использовать и разные группы учёта для «входа» (материалы) и «выхода» (готовая продукция) производственного заказа. Например, в случае, когда материалы, закупаемые под все контракты одного заказчика, хранятся и учитываются вместе, а изготавливаемая продукция – по каждому договору отдельно.

Возможен и вариант, когда для производственного заказа указывается только какая-то одна группа учёта. Например, когда материалы на разные заказы идут одни и те же, и закупаются они не отдельно под каждый конкретный заказ, а просто на склад. А потом уже выдаются со склада по мере надобности на текущие заказы. В то время как готовая продукция сдаётся, хранится на складе и учитывается по каждому договору отдельно (группа «Материалы для заказа» не выбирается, только группа «Готовая продукция»).

Чтобы изменить заданные для производственного заказа группы учёта, выберите соответствующий заказ в окне Производственные заказы и нажмите Редактировать (Рис. 2).

Откроется окно, аналогичное показанному на Рис. 1, где можно, в том числе, задать или изменить группы учёта.

Чтобы удалить заданную для производственного заказа группу учёта, нажмите на символ «Х» в правой части соответствующего поля (Рис. 3).

Если для производственного заказа заданы группы учёта (Рис. 1), то:

• при создании связанных с данным заказом документов-заявок на получение со склада каких-либо материалов, комплектующих и т.п. (ЛЗК4, требований), эти документы по умолчанию будут создаваться на получение ТМЦ из той учётной группы, которая была указана для заказа, как «Материалы для заказа»;
• при сдаче на склад продукции, изготовленной в рамках данного заказа, эта продукция будет числиться на складе в учётной группе, указанной для заказа, как «Готовая продукция».

В случае, если включён учёт по группам, в режиме Остатки показывается количество материалов или изделий на складе отдельно по каждой группе учёта.

Внешне окно Остатки выглядит точно так же, как обычно (см. руководство Складской учёт, на сайте), только в нём появляется дополнительная колонка Учётная группа (Рис. 4).

В этой колонке показывается, к какой учётной группе (например, к какому договору) относится соответствующее количество материала или изделий. Если использовать эту колонку для группировки, то можно таким образом получить, к примеру, общий остаток материалов отдельно по договорам5 (Рис. 5).

При группировке по колонке Номенклатура можно посмотреть общий остаток на складе определённого материала или изделий (Рис. 6).

В остальном работа с окном Остатки полностью аналогична описанной в руководстве Складской учёт.

Режим Заявки на закупку предназначен для работы с заказами на приобретение материалов и комплектующих для производства у поставщиков. При учёте с использованием групп есть возможность при создании (регистрации в системе) заявки на приобретение материала сразу указать, для какой учётной группы (например, для какого договора) соответствующий материал покупается.

Это позволяет, во-первых, корректно выполнять расчёты в режиме «Обеспеченность»6. Например, учитывать, что заказанные или находящиеся в пути материалы предназначены строго для определённого договора. Во-вторых, это в дальнейшем сделает более удобным оформление прихода материалов на склад – кладовщику не нужно будет выбирать, для какого договора пришли материалы, эта информация будет заполнена по умолчанию автоматически.

В окне Заявки на закупку при включённом учёте по группам появляется дополнительная колонка Учётная группа (Рис. 7).

Чтобы задать учётную группу для заявки (например, для какого договора заказываются материалы) нажмите на «…» в колонке Учётная группа (Рис. 8).

Чтобы удалить связь заявки с учётной группой используйте кнопку с символом «Х» в правой части соответствующего поля (Рис. 9).

Если по заявке уже пришли какие-то из-заказанных материалов или изделий, и их поступление оформлено на складе, то изменить или удалить указанную для этой заявки учётную группу уже нельзя. При попытке внести подобные изменения появляется сообщение, как на Рис. 10

В случае использования учёта по группам, при поступлении от поставщика новой партии материалов или изделий можно (не обязательно) сразу определить поступившие материалы в какую-либо учётную группу.

Работа с программой в данном случае почти полностью соответствует тому, что описано в подробном руководстве по ведению складского учёта. Есть только несколько небольших отличий.

В самом начале оформления поступления на склад, когда вносится основная информация (поставщик, получатель, номер документа), дополнительно появляется поле Группа учёта (Рис. 11) – куда отнести поступившие материалы или изделия. Поле может быть сразу заполненным, если соответствующая информация уже была указана в производственном заказе, для которого поступили материалы, или в заявке на закупку этих материалов (см. соответствующие разделы настоящего руководства).

В панели информации о выполняемой складской операции (где указаны поставщик, получатель и т.д.) после указания склада, куда оформляется приход («получателя»), в скобках выводится учётная группа, к которой буду отнесены поступившие материалы (Рис. 12).

В колонке Остаток(Рис. 13) в данном случае показывается не общее количество такого же материала на складе, а остаток только по соответствующей учётной группе.

Т.е., к примеру, при учёте материалов отдельно по договорам:

• при вводе начальной информации о приходе указывается, для какого договора поступил материал (Рис. 11);
• эта же информация есть на экране при оформлении прихода (Рис. 12);
• текущий остаток (Рис. 13) показывается не вообще такого материала на складе, а только по соответствующему договору.

Выдача товарно-материальных ценностей со склада в VOGBIT осуществляется на основании разрешительного документа (Лимитно-заборной карты или Требования). Подробнее об этом можно прочитать в руководстве «Складской учёт».

Документ-основание (например, ЛЗК) содержит перечень материалов и/или изделий, которые требуется получить на складе, и в большинстве случаев связан с производственным заказом, для выполнения которого эти материалы или изделия нужны. Если в настройках программы включён учёт по группам, то документ-основание может быть также связан с учётной группой (Рис. 14). В этом случае выдать по данному документу можно не любой материал со склада, а только из остатков по соответствующей учётной группе (Рис. 5, Рис. 6).

Если учётная группа была задана для производственного заказа (Рис. 1, поле Материалы для заказа), то при создании ЛЗК или требований на получение для этого заказа материалов соответствующие документы по умолчанию сразу относятся к заданной для заказа учётной группе (Рис. 14).

Пример:

Производственный заказ связан с определённым договором (группой учёта). Создаваемые ЛЗК и требования на получение для этого заказа материалов по умолчанию сразу относятся к тому же договору (группе учёта). Соответственно, выдать со склада по этим документам материалы можно только из тех, что были закуплены для соответствующего договора.

Важно! Если документ-основание (ЛЗК, Требование) связан с определённой группой учёта (Рис. 14), то выдать по нему со склада материалы (изделия) можно только из остатков по соответствующей группе учёта (Рис. 5). Нельзя выдать по одному и тому же документу-основанию часть материалов из одной группы учёта, а часть из другой. В таком случае нужно либо создать два документа-основания: первый – заявка на получение из одной группы, второй – на получение из другой группы, либо переместить все необходимые материалы в одну учётную группу (см. раздел «Передача ТМЦ из одной группы учёта в другую»).

Что касается работы с программой кладовщика, то она ничем принципиально не отличается от описанного в руководстве «Складской учёт». Пользователь (кладовщик) точно так же видит на экране список запрошенных материалов или изделий, отмечает (проверяет) реально выдаваемое количество, автоматически получает необходимые документы. Небольшие отличия проявляются только в следующих моментах:

В панели информации указывается не только, с какого склада сейчас выдаётся материал (изделия), но и из какой учётной группы (Рис. 15).

Текущий остаток материалов (изделий) на складе (Рис. 16) показывается только по соответствующей группе, т.к. выдать материал можно только из того количества, которое числится на складе в рамках соответствующей группы учёта.

В остальном, порядок работы с программой при выдаче ТМЦ со склада ничем не отличается от описанного в общем руководстве по складскому учёту.

Режимы Возврат и Возврат делового отхода позволяют оформить в программе факт возвращения определённого количества из ранее выданных материалов или изделий обратно на склад. Подробнее об этом можно прочитать в руководстве «Складской учёт».

Если используется учёт по группам, то возвращаются материалы или изделия в ту же группу учёта, из которой были когда-то взяты.

Работа пользователя фактически ничем не отличается от описанной в руководстве «Складской учёт». Он точно так же выбирает документ, на основе которого материалы (изделия) выдавались в производство, и с помощью соответствующей функции оформляет возврат.

В панели информации окна Возврат (Рис. 17), когда включён учёт по группам, показывается не только на какой склад, но и в какую группу учёта возвращаются соответствующие материалы.

Что касается функции Возврат делового отхода, то в ней внешне для пользователя нет никаких отличий от стандартного варианта, описанного в документации. Появляющийся в результате деловой отход программа относит к той же учётной группе, откуда был взят материал, из которого данный отход получился. Т.е. если, к примеру, из материалов под определённый договор в производство был выдан лист металла, то и обрезок этого листа, возвращённый на склад, как деловой отход, будет числиться среди остатков материала по тому же договору.

Режим Обеспеченность предназначен для оценки соответствия имеющихся на предприятии запасов материалов (изделий, комплектующих и т.п.) и потребностей (производства, заказчиков) в соответствующей номенклатуре. Он позволяет выявлять недостающие (дефицитные) позиции и формировать заявки на приобретение соответствующих материалов или на изготовление необходимых изделий. Учитывая при этом текущие остатки на складах, реальные потребности производства или заказчиков, наличие уже заказанных позиций (которые находятся в пути или в производстве), а также заданные ограничения (если таковые имеются) по поддержанию определённого уровня складских запасов. Подробнее о режиме Обеспеченность и работе с ним можно прочитать в отдельном специализированном руководстве.

При включённом учёте по группам режим Обеспеченность предоставляет пользователю все данные по каждой группе учёта отдельно. Т.е., к примеру, при закупке и учёте материалов отдельно для каждого договора, в режиме Обеспеченность остатки, потребности, запасы и дефицит также будут рассчитываться и выводиться по каждому договору отдельно.

Внешне окно Обеспеченность при этом соответствует описанию в подробном руководстве по данному режиму. Только в нём появляется дополнительная колонка – Группа учёта (Рис. 18), показывающая к какой учётной группе (например, договору) относится соответствующая информация (материал, остатки, запас/дефицит).

Группировка по данной колонке (Рис. 19) позволяет посмотреть запасы/дефицит материалов по каждой учётной группе (например, договору) отдельно.

При группировке по названию материала (Рис. 20) можно увидеть общую ситуацию по какому-то конкретному материалу в разрезе групп учёта. Дополнительно бывает удобно использовать в данном случае функции быстрого поиска или авто-фильтра.

В остальном, нет никаких отличий от того, что описано в подробном руководстве по режиму Обеспеченность.

Режим Обороты предназначен для оценки динамики движения товарно-материальных ценностей (было на складе, пришло, ушло, осталось) и быстрого доступа к различной связанной с этим информации. Подробнее о данном режиме и работе с ним можно прочитать в общем руководстве «Складской учёт».

При использовании учёта по группам в окне Обороты вся информация – остатки (материалов, изделий и т.п.) на начало периода, поступления, расход, остатки на конец периода – показывается по каждой группе учёта отдельно. Для этого в основном окне появляется дополнительная колонка Учётная группа (Рис. 21), отражающая к какой учётной группе относятся соответствующие данные (материал, остатки, приход, расход).

Используя группировку по данной колонке (Рис. 22) можно посмотреть обороты (приход, расход, остатки) за период по каждой группе учёта отдельно (например, по договорам).

В окне подробной информации (о движении какого-то конкретного материала), в панели информации, помимо названия материала указывается также, о движении в рамках какой учётной группы идёт речь (Рис. 23).

В остальном работа с режимом Обороты ничем не отличается от обычной (без использования групп учёта).

Применительно к готовой продукции механизм учётных групп может быть полезен в производстве, работающем строго под заказ. Например, для решения следующих задач:

• установка дополнительных блокировок (невозможно в режиме Складской учёт – Расход случайно оформить отгрузку продукции, изготовленной для одного заказчика, другому);
• получение информации о движении готовой продукции (поступление, отгрузка, остатки на складе) за любой период времени и отдельно по каждому заказу.

Работа с программой в данном случае может быть организована следующим образом:

Для отделения продукции, произведённой под определённый контракт или для определённого заказчика, от остальной, заведите отдельную учётную группу (Рис. 24). Подробнее о создании учётных групп и об управлении их активностью можно прочитать в разделе «Настройки» настоящего руководства.

Для производственного заказа (заказов), по которому изготавливается продукция для данного контракта, установите соответствующую учётную группу для готовой продукции (Рис. 25).

При сдаче на склад продукции, изготовленной в рамках данного производственного заказа, эта продукция на складе будет автоматически отнесена программой в соответствующую группу учёта (Рис. 26).

Пользователям не нужно что-то специально для этого предпринимать. Все действия, связанные с оформлением сдачи и приёмки продукции, выполняются точно так же, как обычно. Формируется электронная накладная о передаче продукции на склад7, кладовщик (ответственное лицо) подтверждает факт приёмки. В режиме Склад ГП, при этом появляется дополнительная колонка – к какой учётной группе относятся поступившие изделия (Рис. 27).

При подготовке заявки на получение готовой продукции со склада в режиме Заявки покупателей, создавая заявку, установите учётную группу, из которой следует отгружать (брать) продукцию (Рис. 28).

Для оформления отгрузки готовой продукции используется обычный режим Складской учёт – Расход (Рис. 29).

При этом программа автоматически отслеживает, чтобы по заявке (Рис. 28) можно было отгрузить (Рис. 29) только продукцию, относящуюся к соответствующей учётной группе (Рис. 26), т.е. изготовленную в рамках строго определённого производственного заказа (Рис. 25).

Таким образом, исключается возможность случайно отгрузить по заявке одного покупателя продукцию предназначенную (изготовленную) для другого8. Сделать это возможно только целенаправленно, специально и осознанно предприняв для этого ряд необходимых действий.

Также, поскольку готовая продукция (в т.ч. одного наименования, но сделанная для разных контрактов/договоров/заказчиков) разнесена по разным группам учёта, при необходимости в режиме Обороты можно получить информацию о движении готовых изделий по складу (было, пришло, ушло, осталось) за любой период времени и отдельно по каждому контракту (Рис. 30).

В программе предусмотрена возможность передачи (перемещения) товарно-материальных ценностей из одной учётной группы в другую. Например, чтобы отразить ситуацию, когда материал или комплектующие, закупленные изначально для одного контракта, решили использовать для другого («передать» с одного заказа на другой).

Перемещение так же, как и выдача со склада, осуществляется на основании разрешительного документа. Создайте в программе документ-основание9, и перечислите в его спецификации те материалы или изделия, которые нужно передать с указанием количества и единицы измерения (Рис. 31).

На вкладке меню Складской учёт нажмите Перемещение (Рис. 32) для перехода к соответствующему режиму.

Если в этот момент у вас был уже выбран документ-основание (курсор был установлен на соответствующем документе), то программа сразу предложит вам работу с этим документом. Если в момент запуска режима Перемещение документ-основание не был выбран, то программа предложит выбрать его (Рис. 33).

Если вы ещё не задали, откуда и куда (подразделение, группа учёта) требуется переместить товарно-материальные ценности, то программа попросит уточнить это - Рис. 34.

Основное окно режима Перемещение (Рис. 35) очень похоже на окно Расход. Так же, и вся работа с окном Перемещение практически идентична оформлению выдачи ТМЦ со склада10.

В левой части указан список запрошенных для перемещения материалов или изделий. Далее приводится текущий остаток в соответствующей группе учёта (откуда берём) и затребованное количество. В колонке Ранее передано показано, сколько соответствующего материала или изделий уже было ранее передано на основании данного документа.

Введите передаваемое количество в колонке Передаётся (Рис. 36).

Если передаётся полностью всё, что указано в требовании, то можно использовать авто-заполнение колонки Передаётся. Для этого используйте команду Передать всё (Рис. 37) в контекстном меню или на вкладке меню Правка.

Чтобы оформить передачу нажмите Передать в контекстном меню или на вкладке меню Правка (Рис. 38).

Поскольку проведённую операцию перемещения обычный пользователь отменить уже не может (только пользователь с возможностями и навыками администратора VOGBIT), перед окончательным проведением операции программа запросит подтверждение.

После получения подтверждения все необходимые действия в базе данных будут выполнены. Информация о том, что перемещение проведено, появится на экране (Рис. 39).

Переданное (перемещённое) количество отразится на экране в соответствующей колонке (Рис. 40). На этом работа с окном Перемещение завершена, его можно закрывать.

Увидеть результаты проведённой операции можно, например, в окне Остатки (Рис. 41). Количество материала в исходной учётной группе уменьшилось, но увеличилось в той группе, куда мы переместили этот материал.

При выполнении перемещения информация об исходной партии материала или изделий (такая, как номер партии, оригинальное название у поставщика и т.п.) сохраняется. Это позволяет при необходимости сохранить полную прослеживаемость всей истории движения материалов или изделий (у кого была куплена конкретная партия, когда и для чего использована и т.п.), независимо от того, как эти материалы перемещались между учётными группами.

Дополнительная информация:

В режиме Перемещение по аналогии с Приход и Расход предусмотрена функция Накладные (подробнее см. руководство «Складской учёт») для просмотра и печати созданных электронных документов о выполненных складских операциях. С помощью данной функции можно, например, при необходимости распечатать бумажный документ, подтверждающий факт передачи ТМЦ из одной учётной группы в другую11.

В этом разделе приводится информация, связанная с настройкой программы при использовании учётных групп: включение (и выключение) учёта по группам, создание учётных групп и управление их «активностью».

По умолчанию учёт по группам в VOGBIT выключен. Чтобы включить учёт по группам следует добавить к настроечной номенклатурной позиции VGB_ACCGROUPS Настройки учётных групп12 параметр Учёт по группам (идентификатор VGB_AccGroups_ON, тип bolean) со значением True (Рис. 42).

Чтобы выключить учёт по группам, удалите соответствующий параметр у настроечной номенклатуры VGB_ACCGROUPS Настройки учётных групп или установите значение параметра равным False.

Для создания новых групп учёта используется специальная утилита Настройка учётных групп доступная администратору VOGBIT. Для запуска утилиты откройте вкладку меню Настройка и нажмите соответствующую кнопку (Рис. 43).

Используйте команду Создать, чтобы добавить новую группу учёта (Рис. 44). Заполнять и обозначение, и наименование необязательно, достаточно указать хотя бы что-нибудь одно13.

Для изменения названия существующей учётной группы используйте команду Редактировать (Рис. 45). Команда Удалить позволяет удалить неиспользуемую учётную группу. Удаление возможно только если соответствующая учётная группа никак и нигде не была задействована.

В программе предусмотрен механизм для выключения неиспользуемых учётных групп. Это нужно для того, чтобы пользователи при выборе учётной группы всегда видели только актуальную информацию. Например, если учётная группа соответствует договору (контракту), то при выборе в списке всегда были только текущие действующие договоры, а не все за всю историю работы с программой.

Во всех режимах и окнах, описанных в настоящем руководстве, где выбирается группа учёта, в списке для выбора всегда показываются только, так называемые, «активные» учётные группы. Новая учётная группа при создании сразу становится «активной». Если со временем эта группа станет не нужна (например, договор закончился), можно сделать её «неактивной» (отключить).

В окне утилиты настройки учётных групп по умолчанию всегда отображаются все группы активные на текущий момент (Рис. 44, Рис. 45).

Чтобы «выключить» группу, просто снимите галочку напротив неё в колонке Активна (Рис. 46). До окончания текущего сеанса группа ещё будет показываться в списке, но будет выделена серым цветом, как неактивная (Рис. 46). При следующем открытии окна настройки учётных групп такие неактивные группы будут по умолчанию скрыты.

Опция Показывать неактивные группы (Рис. 47) позволяет открыть полный список всех когда-либо существовавших учётных групп. Например, чтобы снова сделать какую-либо из ранее выключенных учётных групп активной, если появится такая необходимость.